L'article 15 du décret du 17 mars 1967dispose :

Qu’au début de chaque réunion, l'assemblée générale désigne, son président et, s'il  y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l'assemblée générale. La constitution du bureau doit être effectuée avant tout autre débat .Dans le cas contraire la jurisprudence s'accorde pour prononcer la nullité des décisions prises en l'absence de respect de ce formalisme (Cour d'appel de Paris ch B du 15 décembre 2005). Chaque membre du bureau doit être élu séparément c'est-à-dire par un vote distinct. Dans le cas contraire, l'assemblée peut encourir la nullité (Cour de Cassation 3e Clv, du 17 février 1999).

Conformément à l'article 15 du décret du 17 mars 1967, le bureau est au moins constitué de deux membres le président et secrétaire de séance et éventuellement de scrutateur(s).

Sa désignation est un préalable nécessaire à tous débats. Il est élu à la majorité simple de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965. Tout copropriétaire peut être désigné comme président. Cependant le dernier alinéa de l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 fixe des restrictions. En effet, cet article dispose que : Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, et ses préposés ne peuvent présider l'assemblée ... "Cette interdiction est nécessaire pour préserver l'indépendance de l'assemblée. Il faut préciser que si cette prescription n'est pas respectée, l'assemblée encoure la nullité (TGI Marseille, 18 mars 1980). Cette interdiction s'applique aussi au comportement du syndic s'il n'est pas élu président, il ne peut a fortiori se comporter comme tel. Ainsi, une immixtion insistante, pressante et déplacée du syndic dans la présidence de l'assemblée avait été reconnue contraire aux dispositions de l'article 22 cité ci-dessus (Cour d'appel d'Aix du 12 Mars 1998). Il est également impossible de cumuler le poste de président et de scrutateur sous peine de nullité (Cassation 3e civ. 6 Novembre 2002.)

Le rôle du président de séance est primordial pour le bon déroulement de l'assemblée. Les textes ne nous donnent pas une définition précise de son rôle. On peut cependant déduire de son titre qu'il devra présider la réunion. C'est lui qui organise les débats, accorde la parole et la reprend. Il fait procéder aux votes et proclame les résultats. Il dispose également de prérogatives de contrôle puisqu'il vérifie les pouvoirs des mandataires et veille à l'établissement de la feuille de présence et du procès-verbal (articles 14 et 17 du décret du 17 mars 1967)

La désignation du secrétaire de séance est un prélude obligatoire aux débats.

Par principe, le syndic est de droit secrétaire de séance à moins que l'assemblée n'en décide autrement.

Ainsi, sauf si l'assemblée souhaite désigner quelqu'un d'autre, il n'est pas besoin d'un vote pour élire le syndic secrétaire. Ce poste ne peut pas être cumulé avec celui de président

Le secrétaire est chargé de rédiger le procès-verbal de l'assemblée générale. Son rôle est donc primordial, car ce document atteste des décisions qui auront été prises. Il est donc important que ce rôle soit occupé par une personne compétente.

L’article 15 du décret du 17 mars 1967 dispose qu’au début de chaque réunion, l'assemblée générale désigne, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs"

Il découle de ce texte qu'il n'est pas obligatoire de les désigner. Cependant, il faudra vérifier si le règlement de copropriété ne prévoit pas leur élection: si tel est le cas, il faudra s'y conformer. Le ou les scrutateurs sont élus à la majorité simple de l'article 24.

Leur rôle n'est pas défini par les textes. Ils doivent assister le président dans sa mission. Ils pourront aider à comptabiliser les voix, veiller à l'arrivée ou au départ de copropriétaires en cour de séance, etc. Si ce poste peut apparaître superflu dans de petites copropriétés, leur rôle peut devenir essentiel dans de plus gros ensembles.

L’article 17 du décret du 17 mars 1967 dispose qu' est  établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. "Ainsi, il incombe aux membres du bureau de signer le procès-verbal. Cette signature est importante puisqu'elle va conférer au document force probante. Il est donc important de relire. Cette diligence qui doit être apportée et, dans les faits, complexe à mettre en œuvre. En effet, le texte précise que le document doit être signé en fin de séance. Ceci reste réalisable dans de petites copropriétés car les résolutions sont normalement peu nombreuses et les assemblées relativement courtes.